Kort fortalt
Et forudbetalt event er en booking, du opretter under Indstillinger → Forudbetalte events. Det har sin egen eventmenu uden priser, sine egne adgangsregler og en start og en afslutning.
Mens det kører, betjener din bod kun det event: gæster med adgang bestiller uden at betale, og betalt bestilling er sat på pause, indtil du afslutter det.
Når du afslutter eventet, er forbrugsrapporten endelig - antal og mængder pr. vare for alt, der er bestilt gennem Slipp. Hvordan du fakturerer din kunde derfra, er op til dig.
Hvad et forudbetalt event er
Et forudbetalt event er en booking, en kunde betaler for: de hyrer dig i et tidsrum, og deres gæster bestiller uden at betale noget ved disken. Intet til eventet er til salg, så ingen pris bliver gemt eller vist nogen steder - hverken til dig eller til gæsten.
Du opretter én booking pr. event og starter det på dagen. Det er med vilje ikke en kontakt, du lader stå tændt: et event er noget, du starter og afslutter, ligesom en vagt.
Der opkræves ingen betaling til et forudbetalt event, så du kan afvikle et, før du overhovedet har tilknyttet Stripe til udbetalinger.
Opret eventet
Du sætter en booking op under Indstillinger → Forudbetalte events. Oprettelsen fører dig igennem:
- 1
Navn og kunde
Et navn, du kan genkende på dagen, og den kunde, du fakturerer. Begge dele vises i banneret, mens eventet kører.
- 2
Start- og sluttidspunkt
Tidsrummet eventet kører i. Sluttidspunktet er påkrævet, men blødt: Slipp lukker dig aldrig ned på slaget, men markerer eventet som overskredet, indtil du afslutter det.
- 3
Eventmenuen
Hvert event får sin egen menu uden priser. Start blank, eller fyld den ved at vælge varer fra dine eksisterende menuer.
- 4
Hvem der må bestille
De maildomæner, der hører til eventet (@virksomhed.dk), plus en gæsteliste til alle andre.
- 5
Rammer
Navngivne grupper, der siger, hvad hver gæst får - "1 burger", "3 drikkevarer". Alt på eventmenuen, der ikke ligger i en gruppe, er ubegrænset.
Fyld eventmenuen
Eventmenuen er dét, gæsterne kan bestille, og intet andet. Du redigerer den i den almindelige menueditor, bare uden prisfelter, og den holder sig ude af din normale menuliste og menuvælger - den betjener kun dette ene event.
Den hurtigste måde at bygge den på er at fylde den fra dine eksisterende menuer og derefter trimme. Hold den kort. Et forudbetalt event er ikke tidspunktet at tilbyde alt, hvad du kan lave - en stram menu er hurtigere ved disken og enklere at fakturere.
Sæt hvem der må bestille
En gæst får adgang, hvis den mail, vedkommende er logget ind med, ligger på et af eventets domæner, eller hvis adressen står på gæstelisten. De to virker sammen: et @virksomhed.dk-event kan sagtens også have en liste med konsulenter, folk fra samarbejdspartnere og ledsagere.
Du kan importere gæstelisten fra en CSV-fil eller taste adresser ind i hånden, og du kan undervejs se, hvem der er tilføjet.
- Domæner og gæsteliste lægges oven i hinanden - brug den ene, den anden eller begge.
- Ét tryk på den live tavle lukker en gæst ind ved disken, hvilket dækker alle, der er logget ind på en privat adresse.
- Slipp registrerer, hvem der lukkede en gæst ind ved disken.
Sæt rammerne
En ramme er et navn, et antal pr. gæst og de varer på eventmenuen, den dækker - "3 drikkevarer pr. gæst" på tværs af alle drikkevarer på menuen. Gæsterne kan se, hvad de har tilbage, mens de bestiller, og en ordre, der ville gå ud over en ramme, bliver afvist ved navns nævnelse, før den når din tavle.
Varer på eventmenuen, der ikke ligger i en gruppe, er med vilje ubegrænsede. Du har selv sammensat menuen velvidende, at intet på den kan betales, så vand eller kaffe uden ramme er et tilbud, ikke et hul. Ingen rammer overhovedet betyder hele eventmenuen, ubegrænset.
Start, luk og afslut eventet
Fra 15 minutter før starttidspunktet dukker et banner op på hver eneste skærm i appen og følger eventet hele vejen:
Start
Start er altid et bevidst tryk - der er ingen automatisk start. Først bekræfter du en kort tjekliste: hvor mange varer der er på eventmenuen, adgangsreglerne, grænserne, og at betalt bestilling stopper, indtil eventet er slut.
Mens det kører
Banneret viser eventets navn, kunden, det aktuelle antal ordrer og sluttidspunktet. Din tavle og dit afhentningsområde fungerer præcis som altid - eventordrer sættes i kø, tilberedes og hentes som enhver anden ordre.
Luk for nye ordrer
Lukningen stopper nye ordrer, mens køen bliver ekspederet færdig, så du kan lande disken pænt. Det kan fortrydes: åbn igen, og gæsterne kan bestille videre.
Afslut eventet
At afslutte er som at lukke kassen. Du bekræfter de endelige antal, og er der stadig åbne ordrer, siger Slipp til og peger dig på at lukke for nye ordrer først. Bagefter vender betalt bestilling tilbage, og din normale menu bliver serveret igen.
Hent rapporten og fakturér
Forbrugsrapporten kører live under eventet og er endelig, når du afslutter det: antallet af ordrer og mængden af hver vare, uden beløb nogen steder. Eksportér den som CSV til at vedhæfte fakturaen eller til at holde dine egne tal op imod.
Når du har faktureret kunden, markerer du eventet som faktureret på dets detaljeside. Det er dit eget bogholderi, så "har jeg nu sendt regningen" ikke behøver at bo i et regneark.
Tjekliste til forudbetalte events
- 1 Opret bookingen med kunden, tidsrummet og eventmenuen.
- 2 Fyld og trim eventmenuen - kort slår komplet.
- 3 Tilføj de maildomæner, der skal have adgang (@virksomhed.dk), og importér eller tast gæstelisten ind.
- 4 Byg rammerne, og lad frie varer stå uden for grupperne.
- 5 Start eventet på dagen, og læs tjeklisten inden start.
- 6 Luk for nye ordrer, mens du lander disken, og afslut så eventet.
- 7 Hent rapporten, fakturér kunden, og markér den som faktureret.